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À quoi servent les statuts
Dans un échange papier ou PDF, le vendeur ne sait pas si la facture a été reçue, acceptée, contestée ou payée, sauf à téléphoner. La réforme formalise ces étapes sous forme de messages normalisés (norme AFNOR XP Z12-012) que les plateformes s’échangent et affichent. Trois usages :
- Pour l’administration : dater l’encaissement des prestations de services, dont la TVA est exigible au paiement, et détecter les factures refusées qui ne doivent pas figurer dans le chiffre d’affaires.
- Pour le vendeur : savoir où en est chaque facture sans relancer.
- Pour l’acheteur : contester ou refuser une facture dans un cadre qui oblige le vendeur à la corriger par un avoir.
La liste des statuts
Les codes suivent la numérotation de la norme. Les libellés varient légèrement d’une plateforme à l’autre : GoFactoX affiche par exemple « Acceptée » pour le 205 et « Envoyée » pour le 201.
| Code | Libellé | Émis par | Caractère | Ce que cela signifie |
|---|---|---|---|---|
| 200 | Déposée | La PA du vendeur | Obligatoire | La facture est valide et prise en charge par la plateforme d’émission |
| 201 | Émise par la plateforme | La PA du vendeur | Technique | La facture a été envoyée vers la plateforme du destinataire |
| 202 | Reçue par la plateforme | La PA de l’acheteur | Technique | La plateforme du destinataire l’a reçue |
| 203 | Mise à disposition | La PA de l’acheteur | Recommandé | Le destinataire peut la consulter |
| 204 | Prise en charge | L’acheteur | Recommandé | Le destinataire l’a vue et la traite |
| 205 | Approuvée | L’acheteur | Recommandé | Le destinataire accepte la facture |
| 206 | Approuvée partiellement | L’acheteur | Recommandé | Une partie est acceptée, le reste contesté |
| 207 | En litige | L’acheteur | Recommandé | Le destinataire conteste |
| 208 | Suspendue | L’acheteur | Recommandé | Le traitement est mis en attente, souvent pour une pièce manquante |
| 209 | Complétée | Le vendeur | Recommandé | Le vendeur a fourni l’élément demandé |
| 210 | Refusée | L’acheteur | Obligatoire | Le destinataire refuse la facture ; elle ne sera pas payée en l’état |
| 211 | Paiement transmis | L’acheteur | Recommandé | Le destinataire a ordonné le paiement |
| 212 | Encaissée | Le vendeur | Obligatoire | Le vendeur a reçu le paiement |
| 213 | Rejetée | Une plateforme | Obligatoire | La facture est techniquement invalide ou non routable |
| 501 | Irrecevable | Une plateforme | Technique | Le fichier n’a pas pu être traité du tout |
Les Plateformes Agréées ajoutent souvent leurs propres statuts internes avant le 200 : « téléversée », « validée », « envoyée ». Ils décrivent l’avancement technique du dépôt et ne font pas partie du cycle de vie réglementaire.
Les quatre statuts obligatoires, et pourquoi
Déposée (200)
C’est l’acte de naissance de la facture électronique. Tant que ce statut n’est pas émis, la facture n’a pas été « émise » au sens de la réforme, même si le fichier existe. Il est produit par la plateforme du vendeur après validation.
Rejetée (213)
Un rejet est technique : fichier non conforme, destinataire introuvable dans l’annuaire, doublon de numéro. La facture n’a jamais atteint l’acheteur. Le vendeur corrige et redépose, sous un nouveau numéro si l’ancien a déjà été consommé. Les causes courantes de rejet sont détaillées dans notre article sur les factures Factur-X rejetées.
Refusée (210)
Un refus est métier : l’acheteur a reçu la facture et la conteste dans le fond (prix, quantité, prestation non réalisée). La facture a existé ; elle ne peut pas être simplement corrigée. Le vendeur doit émettre un avoir puis une nouvelle facture, comme pour tout document déjà émis. Le mécanisme est décrit dans notre guide des avoirs.
Encaissée (212)
Le vendeur déclare avoir reçu le paiement, avec la date et le montant. Ce statut est essentiel pour les prestations de services : c’est lui qui alimente l’e-reporting des données de paiement, dont l’administration a besoin pour la TVA exigible à l’encaissement. Pour les livraisons de biens, il est sans effet fiscal mais reste informatif.
Ce qui change pour une boutique en ligne
Une boutique WooCommerce a une particularité : la commande est presque toujours payée avant la facture. Le cycle de vie est donc court et prévisible :
- La commande est payée par carte ou par un autre moyen en ligne.
- La facture est générée et déposée : statut 200.
- Si le client est une entreprise, sa plateforme reçoit la facture (202, 203). La plupart des acheteurs professionnels n’émettent ni 204 ni 205 pour une commande déjà réglée.
- Le vendeur émet « Encaissée » (212) avec la date du paiement.
L’automatisation est la seule façon de tenir ce rythme sur des centaines de commandes. Avec l’offre Pro, le connecteur SUPER PDP de GoFactoX dépose la facture, interroge la plateforme toutes les quinze minutes pour suivre les statuts, et envoie le statut « Encaissée » dès que la plateforme a fini de traiter la facture d’une commande payée. Les statuts s’affichent sur la commande et dans le tableau de bord, et un webhook signale chaque changement.
Deux cas particuliers :
- Paiement différé (virement, chèque, paiement à 30 jours pour un client professionnel) : le statut 212 doit partir au moment de l’encaissement réel, pas à l’émission. Dans WooCommerce, cela correspond au passage de la commande à « payée » ou « terminée ».
- Remboursement : un avoir a son propre cycle de vie. Il est déposé (200) comme une facture. Le remboursement du client n’est pas un « encaissement » ; il n’y a pas de statut 212 sur un avoir.
Comment réagir à chaque statut
| Statut reçu | Réaction |
|---|---|
| 213 Rejetée | Lire le motif, corriger le fichier ou les données client, redéposer. Si le numéro est consommé, émettre un avoir et une nouvelle facture |
| 210 Refusée | Contacter le client, émettre un avoir total ou partiel, puis une facture corrigée |
| 207 En litige, 208 Suspendue | Contacter le client, fournir la pièce demandée, puis attendre 209 ou 205 |
| 205 Approuvée, 211 Paiement transmis | Rien, surveiller le paiement |
| Aucun statut après 200 pendant plusieurs jours | Vérifier que le client est bien inscrit à l’annuaire ; un client sans PA ne peut pas recevoir |
Questions fréquentes
Les statuts sont-ils obligatoires pour les factures à des particuliers ?
Il n’y a pas de destinataire dans le circuit, donc pas d’échange de statuts avec un acheteur. En revanche, le vendeur doit signaler l’encaissement des prestations de services vendues à des particuliers pour l’e-reporting des paiements. Envoyer le statut 212 sur une facture B2C déposée chez sa PA est la manière la plus simple de le faire, comme l’explique notre article sur l’e-reporting B2C.
Mon client ne renvoie jamais de statut. Est-ce un problème ?
Non. Seuls les statuts déposée, rejetée, refusée et encaissée sont obligatoires, et les deux premiers sont émis par les plateformes, pas par le client. L’absence de « prise en charge » ou « approuvée » n’a aucune conséquence.
Puis-je annuler une facture déposée ?
Non. Une facture déposée (200) existe juridiquement. La seule correction possible est l’avoir. Une facture rejetée (213), en revanche, n’a jamais existé et peut être remplacée.
Qui conserve l’historique des statuts ?
Les deux plateformes, et l’administration pour les statuts qui lui sont transmis (dépôt, refus, rejet, encaissement). Un plugin de facturation devrait aussi en garder une trace locale, par commande, pour que vous n’ayez pas à consulter votre PA pour savoir où en est une facture.
Le statut « encaissée » doit-il indiquer le montant exact ?
Oui, en cas de paiement partiel. Pour un paiement total, la plupart des plateformes acceptent le statut sans détail et prennent le montant de la facture. Un paiement partiel doit indiquer le montant et la date reçus, et un second statut 212 suivra le solde.
Sources
- AFNOR, norme XP Z12-012, statuts de cycle de vie
- DGFiP, spécifications externes de la facturation électronique, annexe sur les statuts obligatoires et recommandés
- SUPER PDP, documentation de l’API, codes de statut fr:200 à fr:213